目次の作成
MSワードには自動で目次を作成する機能が備わっています。見出しをスタイルで指定しておけば、一発で目次を作成し、また更新するのもキー一つです。手作業でもくじを作るのはやめましょう。
目次を自動で作るためには、見出しがスタイルを使って指定されていないといけません。単にフォントやフォントサイズを変えただけの見かけ上の見出しでは、MSワードには見出しとして認識されません。まずは編集している文書の見出しを、スタイル（「見出し１」など）を使って定義してください。
スタイルを使って見出しを付けたら、目次の作成です。Ctrl+Enterを押すと、新たなページが挿入されますから、目次専用のページにするのが良いでしょう。典型的には文書の表紙の次とかになります。
目次を作りたい所にカーソルを入れます。メニューの「参考資料」から「目次」を選ぶと、以下のようなウィンドウが開きます。この中から「自動作成の目次１」を選んでみてください。
最初からデザインされた設定で目次が自動的に挿入されます。クリックしてみると、全体の背景色が変わります。これは目次の部分にフィールドコードが入っている、つまりMSワードの方で自動更新の対象になっていることを示しています。
文書を編集して、見出しの番号やページが変更になると、目次も自動で更新の対象になります。更新されていない場合にはF9キーを押すか、右クリックから「フィールドの更新」を選べば、最新の状態に更新されます。 メニューの「参考資料」から「目次の更新」を選んでも大丈夫です。
目次の見た目を変更する
目次のフォントやフォントサイズ、イタリックを使う使わない、インデントの設定などを変更したい場合には、スタイルを使います。目次には目次専用のスタイルが自動的に適用されます。「見出し１」用には「目次１」、「見出し２」用には「目次２」といった具合です。
ただ、「スタイル」メニューから変更するよりも、「参考資料」メニューから「目次」→「ユーザー設定の目次」と進んで編集する方がわかりやすいと思います。「印刷イメージ」のところが現在の設定です。「ページ番号を表示する」「ページ番号を右揃えにする」「タブリーダー」などは見てわかると思います。
「アウトラインレベル」は目次に含める見出しの深さです。現在３になっていますので、「見出し３」までが目次に含まれる設定です。
目次に表示する項目の追加
面白いのが「オプション」です。ここではどのスタイルを目次に含めるかの指定ができます。例えば図表番号を目次レベル４に指定して「OK」を押してみましょう。
目次を更新すると、このように図表番号が目次の中に含まれます。実際に使うかどうかはまた別問題ですが。
目次の各レベルのデザイン変更
次に目次の各レベルの見た目のデザインの変更です。 「参考資料」メニューから「目次」→「ユーザー設定の目次」→「変更」と選択すると、以下のようなメニューが出ます。「スタイル」と書いてある通り、ここから、目次の各レベルで使われているスタイルにアクセスができます。「スタイル」メニューから入ると、目次に関係のないメニューが表示されてしまいますが、この画面だと目次に使われているスタイルだけが表示されるので使いやすいです。
今、「目次１」を選んで「OK」を押してみましょう。スタイルの変更画面が出ます。表示がちょっとくるっていますが、気にしなくて良いようです。ここでフォントやフォントサイズ、さらに「書式」からその他多くの設定変更ができます。必要に応じて変更してください。
同じような作業を「目次２」「目次３」…に対しても行っていきます。最後に目次を更新すれば完成です。
次は索引を作るです。