図表番号の相互参照
図表番号の相互参照というのは、本文中に「表１を参照」といった表記を入れることです。
この例ですと、ただ「表１参照」と書いてあるだけですから、表１の番号が表２に変更になっても自動的に修正されることはありません。今まで仕事のレポートや学術論文を多く見てきましたが、番号参照のミスがかなり多く見られます。大きな論文やレポートになればなるほど修正が大変ですから、必ずMSワードの相互参照機能を使ってください。
図表番号の相互参照のやり方
まず、図表番号を挿入したいところにカーソルを置きます。「参考資料」メニューから、「相互参照」を選びます。
すると以下のような選択肢が表示されます。「参照する項目」 今回は「表」です。「表」にすると、表番号のリストが表示されます。この中に目的の表がなければ、表番号の挿入が行われていないということです。「相互参照の文字列」今回は「番号トラベルのみ」を選びます。これを選択すると「表１」のようになります。「図表番号の参照先」で、どの表を参照するか選びます。「ハイパーリンクとして挿入する」は選択したままにしておきます。
こうして「挿入」を押すと、文中に「表１」が挿入されます。 カーソルを持っていくと、背景色が変わりますから、フィールドコードが埋め込まれていることがわかります。右クリックすると、「フィールドの更新」などのメニューが表示されます。
この文中に書かれた「表１」は、表に付けられた番号に直接リンクしています。従って、表の番号がずれて「表１」が「表２」になった場合には、自動的に参照も「表２」に変更になります。自動的に変わらない場合には、「フィールドの更新」を行ってください。時々文書の全選択を行って、フィールドの更新をかけておくと、常に最新の状況を反映して執筆作業ができます。
また、Ctrlキーを押しながら文中に挿入した「表１」の部分をクリックすると、参照先の表１に飛ぶことができます。便利な機能として覚えておいてください。
その他の参照
「相互参照」をクリックストわかりますが、図表番号以外にも相互参照のメニューの中に出てくるオプションがたくさんあります。特に「見出し」や「ページ番号」の参照は使うこともあるかと思いますので、確認しておきましょう。使い方は図表番号と同じです。
次は目次の作成です。